Nous aimons tous nos outils et applications numériques, mais sans surveillance consciente, ces espaces Internet sacrés peuvent rapidement devenir encombrés. Tout ce gâchis numérique peut l’emporter sur les avantages d’une communication rapide. Vous pouvez complètement sortir du réseau (mais nous savons que cela n’arrivera pas vraiment), ou vous pouvez utiliser ces conseils pour garder votre vie numérique sous contrôle.
1. Gardez votre e-mail organisé
Transférer vos e-mails dans l’insaisissable Inbox Zero n’est pas nécessairement l’utilisation la plus productive de votre temps. En fait, il existe une certaine controverse quant à savoir si vous devez perdre du temps à trier et à gérer les e-mails, ou si vous devez simplement les lire et les laisser languir dans votre boîte de réception en constante expansion.
Voici ce que je sais : lorsque j’ouvre ma boîte de réception et que j’y vois des centaines d’e-mails, mon cerveau considère chacun d’eux comme une tâche que je dois accomplir. Peut-être que vous n’êtes pas aussi sensible aux stimuli des e-mails. Cependant, si une boîte de réception encombrée vous rend grincheux, accéder à Inbox Zero peut apporter clarté et calme et rendre votre utilisation de la messagerie plus efficace.
Supprimez, supprimez, supprimez !
Prenez le temps de parcourir les e-mails restants dans votre boîte de réception. Supprimez ou archivez ceux dont vous n’avez plus besoin. Ensuite, désabonnez-vous des listes de diffusion et des newsletters dont vous savez que vous ne voulez plus.
Utiliser des outils utiles
Vous pouvez utiliser un service comme Unroll.me pour contrôler vos abonnements aux e-mails et vous désabonner des e-mails de masse en masse. Cependant, sachez que Unroll.me collecte et vend des données utilisateur anonymisées. La plupart des services de messagerie tiers collectent des données (bien que tous ne les vendent pas). Si vous en utilisez un, faites-le avec prudence.
Utiliser des filtres et des dossiers
Une fois que vous avez effacé votre boîte de réception et que vous vous désinscrivez en un seul clic des listes de diffusion qui ne vous intéressent plus, vous devez protéger tout ce travail. Les e-mails continueront à arriver, après tout.
Vous pouvez utiliser des filtres, des dossiers et des étiquettes pour organiser vos e-mails. Selon le service de messagerie que vous utilisez, bien sûr, les options d’organisation seront légèrement différentes. Cependant, dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser des filtres pour trier votre e-mail via des paramètres personnalisés, tels qu’un mot-clé dans l’objet ou un expéditeur spécifique.
Créez des dossiers ou utilisez des étiquettes pour organiser les e-mails par sujet ou contexte spécifique. Par exemple, vous pouvez configurer un filtre pour appliquer une étiquette « Financière » à tous les e-mails de votre banque ou de l’émetteur de votre carte de crédit, ainsi qu’à tous les e-mails contenant des mots clés tels que « Traitement des paiements ». Désormais, tous vos e-mails liés aux finances sont triés au même endroit, automatiquement. Ou utilisez un service comme Organizer pour effectuer tout ce travail de tri et de catégorisation à votre place.
2. Protégez vos mots de passe
Mots de passe. Pouah. Donc, vous voulez être en sécurité et vous ne voulez pas être piraté, mais vous ne pouvez pas non plus vous souvenir d’un mot de passe différent pour chaque compte que vous possédez, et vous n’êtes pas doué pour créer des mots de passe forts. Et écrire chaque nom d’utilisateur et mot de passe que vous créez sur un bout de papier qui disparaît immédiatement partout où vont les chaussettes est tout aussi terrible.
Utilisez un gestionnaire de mots de passe. Vous me remercierez un million de fois au cours du mois prochain en cliquant sur ce bouton pratique et en laissant votre gestionnaire de mots de passe sécurisé faire le travail. Vous n’avez pas besoin d’être vulnérable et vous n’avez pas non plus à vous souvenir de tout vous-même.
Configurer un gestionnaire de mots de passe
Mon gestionnaire de mots de passe préféré est LastPass . Il est facile à utiliser, entièrement fonctionnel et gratuit. Vous pouvez payer pour une version premium qui se synchronisera sur tous les appareils. Je l’ai fait après plusieurs années d’utilisation de la version gratuite. Cela vaut chaque centime.
La partie la plus difficile d’un gestionnaire de mots de passe est la configuration initiale. Vous devrez installer votre gestionnaire de mots de passe, puis vous connecter à chaque compte pour enregistrer les informations (et les mettre à jour avec un mot de passe sécurisé, si nécessaire).
Si LastPass n’est pas pour vous, essayez 1Password ou RoboForm .
3. Réduisez vos comptes en ligne
À combien de services en ligne vous êtes-vous inscrit, pour les oublier des semaines plus tard ? Le nombre est probablement à peu près aussi élevé que les abonnements par e-mail que vous trouvez dans votre boîte de réception désormais propre.
Laisser ouverts des comptes obsolètes et inutilisés est assez ennuyeux, et cela peut également constituer un danger pour la sécurité. Surtout si vous avez utilisé cet ancien mot de passe « 1234goteam » facilement piraté sur un compte que vous avez oublié ; encore plus si ce compte est lié à d’autres comptes en ligne.
Localiser et éliminer
Qui peut se souvenir de tous ces vieux comptes ? Pas moi. Probablement pas vous. Un service appelé Deseat.me peut vous aider – il est gratuit et facile à utiliser. Choisissez de vous connecter avec Google ou Outlook, puis admirez la longue liste de comptes que vous possédez. (j’en ai eu 189 !)
4. Nettoyez votre présence sur les réseaux sociaux
Que vous utilisiez les médias sociaux pour envoyer des invitations à la fête d’anniversaire de votre enfant ou pour ramper sur votre béguin pour le lycée, vous n’avez pas besoin d’être encombré.
Si vous avez suivi le processus de recherche et d’annulation de comptes obsolètes, vous avez déjà éliminé Myspace et Xanga. Il est maintenant temps de nettoyer les comptes de médias sociaux que vous utilisez.
Ne plus suivre les personnes sur Facebook
Désencombrez votre fil d’actualité Facebook en contrôlant consciemment qui vous suivez. Vous pouvez le faire individuellement en cliquant sur le coin supérieur droit d’un message dans votre fil d’actualité, et sélectionnez « Ne plus suivre ». Vous pouvez le faire avec des pages de personnes ou de groupe. Pour vous désabonner en masse, accédez aux Préférences du fil d’actualité et cliquez sur l’option « Se désabonner des personnes pour masquer leurs publications ». Vous verrez une liste de toutes les personnes que vous suivez actuellement ; cliquez sur ceux que vous ne voulez plus suivre.
Désencombrer Twitter et Snapchat
Twitter propose de nombreuses options pour mettre en sourdine, ne plus suivre et trier les utilisateurs de Twitter dans des listes afin que vous puissiez désencombrer votre chronologie sans rien manquer.
Vous pouvez également organiser votre liste d’amis Snapchat afin de voir en premier les personnes les plus importantes.
5. Nettoyez vos fichiers informatiques
Lors de votre mission de désencombrement numérique, ne négligeons pas les détritus hors ligne. Le système de fichiers de votre ordinateur a probablement besoin d’un bon nettoyage. Commencez par votre dossier Téléchargements. Contient-il toujours toutes les images, fichiers .pdf et documents que vous avez téléchargés au cours des trois dernières années et demie ? Votre dossier Documents est-il une liste longue de plusieurs kilomètres de tous les fichiers texte que vous avez déjà créés ?
Réparons cela.
Mettre en place un système
Avant de pouvoir trier vos fichiers, vous devez définir des catégories. Cela va être différent pour tout le monde, mais c’est une bonne idée de commencer par penser au type principal de fichiers que vous avez, et comment vous pouvez les trier dans des collections plus gérables. Par exemple, si vous avez des centaines de photos, vous pouvez créer des dossiers chronologiques et trier les photos par année ou par événement. Si vous conservez beaucoup de documents, triez-les par usage : financier, travail, rédaction, recherche, etc. La clé est de créer des catégories suffisamment grandes pour être de haut niveau mais suffisamment petites pour être gérables.
Nettoyez vos fichiers
Avant de commencer à déplacer vos fichiers dans vos nouveaux dossiers élégants, supprimez les fichiers en double.
Pour garder votre système de classement en parfait état, prenez l’habitude de déplacer les fichiers à leur place dès que vous les téléchargez et les enregistrez. Si cela vous semble trop de travail, prenez l’habitude hebdomadaire de mettre à jour et d’organiser tous les fichiers nouvellement acquis.
